Secretarieel medewerker | opleidingen

Wij zoeken een leuke, nieuwgierige collega die onderdeel wil worden van ons enthousiaste team. Heb je er plezier in om te ontzorgen/ontlasten, te organiseren en regelen en heb je affiniteit met opleiding en mentale gezondheid, solliciteer dan op deze functie. We zijn erg benieuwd naar jou! 

Jouw nieuwe baan 
Binnen GGzE worden artsen opgeleid tot psychiater en psychologen opgeleid tot GZ-psycholoog, Psychotherapeut of Klinisch (neuro) psycholoog. Zij mogen rekenen op een goed georganiseerde opleiding. Vanuit jouw rol verzorg jij ondersteunende, secretariële en administratieve werkzaamheden voor onze opleidingsdeelnemers en onze opleiders. Je wordt aangestuurd door de opleidingscoördinatoren, de opleiders en de manager O&O. Jouw baan omvat de volgende taken:  

• Complex agendabeheer; 
• Het plannen en voorbereiden van gesprekken en vergaderingen (bijvoorbeeld: vastleggen van data, boeken van ruimtes, organiseren van catering, communicatie richting genodigden, ontvangen van gasten); 
• De praktische organisatie en communicatie m.b.t. evenementen (bijvoorbeeld: heidagen en referaten); 
• Het informeren van opleidingsdeelnemers over tal van zaken; 
• De organisatie van onderwijs-poli's voor geneeskunde studenten; 
• Inschrijven en muteren van opleidingsdeelnemers in het HR-systeem; 
• Het controleren van declaraties; 

Je werkt vooral intensief samen met de ervaren opleidingscoördinatoren. Zij hebben goed zicht op de planning en alles wat er in organisatorische zin moet gebeuren rondom de opleiding. Jouw inzet vormt voor hen een belangrijke ontlasting. Daarnaast heb je tevens korte afstemmingsmomenten met de opleiders, contact met de collega’s die de andere opleidingen ondersteunen en de manager O&O die jouw leidingggevende is. Ook de managementassistent van O&O en verschillende onderzoekers die werkzaam zijn binnen O&O zal je zo nu en dan treffen. Verder heb je veel lijntjes naar de zorgeenheden, recruitment en de personeelsadministratie. 

Jij...

• krijgt energie van plannen en organiseren en brengt structuur aan waar nodig;
• ziet uitdaging in het plannen van complexe afspraken en daarbij ga je efficiënt te werk;
• haalt er voldoening uit om de ander optimaal te ondersteunen, zet graag een stapje extra als dat nodig is en draait je hand niet om voor ad-hoc klussen;
• bent zorgvuldig, flexibel en stressbestendig;
• kunt goed samenwerken, maar ook zelfstandig werken is geen probleem;
• stemt duidelijk af met de opleidingscoördinatoren welke taken jij oppakt en houdt hen op de hoogte over de voortgang hiervan;
• kan goed schakelen tussen verschillende opdrachten en verschillende contactpersonen;
• weet goed in te schatten wat je zegt, tegen wie en op welke manier of toon, zodat jouw boodschap professioneel, helder en passend overkomt;
• hebt uitstekende digitale vaardigheden in het gebruik van MS Office (Teams, Outlook, Word, Excel Powerpoint) en bent in staat om te werken of te leren werken met diverse systemen zoals ons hr-systeem; 
• hebt mbo+ werk- en/of denkniveau. Een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) is nodig voor je eerste werkdag. 

• GGzE biedt een bruto maandsalaris passend bij jouw kennis en ervaring volgens de CAO van de GGZ. Voor deze functie is dat schaal 40: minimaal € 2.507 - maximaal € 3.682 op basis van 36 uur. 
• Een eindejaarsuitkering (volledige 13e maand).
• Vakantiegeld en pensioenvoorwaarden via PFZW.
• We stimuleren mogelijkheden voor loopbaanontwikkeling en persoonlijke groei in tijd, geld en aandacht waarbij jij zelf de regie neemt. Ook zijn er mogelijkheden om door scholing en goede studiefaciliteiten jezelf verder te ontwikkelen.
• Als leuk extraatje kan je via FiscFree deelnemen aan het fietsplan, gebruik maken van belastingvoordeel bij een fitnessabonnement, vergoeding van de vakbondscontributie, contributie van een beroepsorganisatie, studiekosten of vakliteratuur.
• Het jaarlijkse balansbudget t.w.v. €500,- bruto o.b.v. 36 uur biedt jou als medewerker de mogelijkheid om een betere balans te creëren in je werk. Je kunt dit doen door voor extra geld te kiezen, extra verlofuren, een opleiding of coaching.
• Overige aantrekkelijke regelingen (extra reiskostenvergoeding & verlof verkopen).
• Veel GGzE locaties bevinden zich op het prachtige landgoed De Grote Beek in Eindhoven. Hier kun je een wandeling maken door de bossen, genieten van de boerderijdieren en samen met collega’s een kop koffie drinken bij onze Caffeine Dealers.

GGzE biedt al ruim 100 jaar de beste zorg aan mensen met psychiatrische en psychosociale problemen. Elk jaar ondersteunen we meer dan 11.500 mensen uit de regio Eindhoven en De Kempen. Wij kijken verder dan iemands klachten en diagnose. GGzE is ervan overtuigd dat mensen gelukkiger worden als ze meedoen aan de samenleving. Daarom helpen we ze om hun persoonlijke talenten te ontdekken en te gebruiken. Zo helpen we mensen met psychische klachten om een stap vérder te zetten, op een manier die past bij ieders mogelijkheden en ambities.  

GGzE is constant bezig om de kwaliteit van de zorg te verbeteren. Dit doen we samen met medewerkers, cliënten, naasten, ervaringsdeskundigen, studenten en organisaties. 

Wil je meer weten over de inhoud van de functie of het proces? Neem dan contact op met Wietske van Oorsouw (manager Opleiding & Onderzoek) via wietske.van.oorsouw@ggze.nl of telefoonnummer 06-30454967.

Spreekt de functie je aan? Dan nodigen wij je van harte uit om te solliciteren. We ontvangen je reactie graag vóór 5 januari 2025.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.